Создание доступных документов в Microsoft Word

  1. Использовать заголовки
  2. Использовать списки
  3. Используйте содержательные гиперссылки
  4. Добавить альтернативный текст для изображений
  5. Определить язык документа
  6. Используйте таблицы с умом
  7. Используйте проверку доступности
  8. Экспорт в PDF, понять, как сохранить доступность
  9. Для более сложных вопросов, обратитесь за помощью

Microsoft Word является широко используемым приложением среди людей с различными нарушениями и является достаточно доступным. Текст в документах Word может быть прочитан вспомогательными технологиями, такими как программы чтения с экрана и устройства Брайля. Однако, чтобы документы Word были полностью доступны, авторы должны следовать основным принципам, изложенным в Обзор доступных документов , Ниже приведены основные шаги для реализации этих основных принципов доступности.

Использовать заголовки

Использование хорошей структуры заголовка помогает людям без зрения понять, как организован документ. Пользователи программ чтения с экрана и шрифта Брайля также могут перемещаться между заголовками, что делает навигацию намного более эффективной, чем при отсутствии заголовков.

Увеличение текста и выделение жирным шрифтом не делает его заголовком. Чтобы преобразовать текст в заголовок в Microsoft Word, необходимо использовать встроенные стили заголовков, такие как «Заголовок 1» и «Заголовок 2», доступные в разделе « Стили» на вкладке « Главная ».

Посетите веб-сайт Microsoft для получения дополнительной информации о Создание заголовков в Word ,

Заголовки должны формировать схему, используя стиль «Заголовок 1» для основного заголовка и «Заголовок 2» для подзаголовков. Если в структуре документа есть дополнительные уровни заголовков, используя «Заголовок 3», «Заголовок 4» и т. Д.

Использовать списки

Списки должны создаваться с использованием встроенных инструментов Word для упорядоченных (нумерованных) и неупорядоченных (маркированных) списков. Без использования этих инструментов список на самом деле не является списком, что усложняет понимание контента для пользователей программ чтения с экрана.

Обратите внимание, что как упорядоченные, так и неупорядоченные списки очень настраиваемы. Просто нажмите на стрелку рядом с нужной кнопкой списка, чтобы создать список, который соответствует вашим потребностям.

Используйте содержательные гиперссылки

Добавить значимые гиперссылки в Word просто. Включите язык в ваш документ, который передает соответствующую информацию о месте назначения ссылки, выделите этот текст и щелкните правой кнопкой мыши и выберите Гиперссылка . Включите URL в поле Адрес и выберите ОК .

Посетите веб-сайт Microsoft для получения дополнительной информации о создание доступных ссылок ,

Добавить альтернативный текст для изображений

В большинстве версий Word вы можете ввести альтернативный текст, щелкнув правой кнопкой мыши изображение и выбрав Формат изображения . В диалоговом окне « Формат изображения » выберите « Альтернативный текст» и введите информацию в поле « Описание» .

Определить язык документа

В Office выберите Сервис> Язык в меню приложения, чтобы определить язык по умолчанию. Чтобы определить другой язык для части документа, выберите каждый иностранный язык отдельно, затем выберите «Инструменты»> «Язык», чтобы определить язык для каждого из них.

ПРИМЕЧАНИЕ. В настоящее время языковые настройки влияют только на доступ к самому документу Word. Они не выживают при экспорте в PDF. Если PDF является окончательным форматом, в котором вы собираетесь распространять документ, вам нужно будет определить язык в PDF непосредственно с помощью Adobe Acrobat Pro. Для справки см Исправление недоступных PDF-файлов с помощью Acrobat Pro ,

Используйте таблицы с умом

Word имеет ограничения, когда речь заходит о том, чтобы сделать таблицы доступными Как объяснено в Обзор доступных документов пользователям может быть очень трудно понять таблицы, если они не содержат разметку, которая явно определяет отношения между всеми частями (например, заголовками и ячейками данных). Для простой таблицы с одной строкой заголовков столбцов и без вложенных строк или столбцов Word выполняет эту задачу. Однако более сложные таблицы можно сделать доступными только в HTML или Adobe PDF (доступная разметка таблиц может быть добавлена ​​в PDF с помощью Adobe Acrobat Pro).

Часто сложные таблицы можно упростить, разбив их на несколько простых таблиц с заголовком над каждой.

Для простых таблиц единственный шаг, необходимый для доступности, - это определить, какая строка содержит заголовки столбцов. Чтобы сделать это в Word, выберите эту строку (Таблица> Выбрать> Строка), затем щелкните правой кнопкой мыши строку и выберите «Свойства таблицы». Это вызывает диалог Свойства таблицы . В этом диалоговом окне перейдите на вкладку « Строка » и установите флажок «Повторять как строку заголовка вверху каждой страницы».

Кроме того, при создании таблицы на ленте появятся две новые вкладки. При выборе вкладки « Дизайн » откроется группа « Параметры стилей таблицы », в которой можно определить строку заголовка.

Посетите веб-сайт Microsoft для получения дополнительной информации о создание доступных таблиц ,

Используйте проверку доступности

Продукты Microsoft имеют встроенную проверку доступности, которая может помочь автору документа проверить общую доступность документа. Программа проверки предоставляет результаты проверки, отзывы о важности каждого элемента и советы по устранению неисправностей.

Экспорт в PDF, понять, как сохранить доступность

Есть правильные и неправильные способы экспорта в PDF. Необходимые действия зависят от того, какую версию Microsoft Word вы используете. Подробнее см. Создание доступных PDF-файлов из Microsoft Word ,

Для более сложных вопросов, обратитесь за помощью

По мере усложнения документов Word проблемы с доступностью также могут возрасти. Увидеть Получение справки о доступности для доступных вариантов.